Regolamento di funzionamento e uso marchio

Articolo 1. Preambolo, Istituzione e finalità

  1. a) Preambolo

– La complessità legislativa e normativa globale che caratterizza la vita delle organizzazioni e delle persone che operano all’interno delle stesse.  Questa complessità legislativa e normativa è un fatto ormai imprescindibile ed ha delle dirette ed evidenti ripercussioni rispettivamente, sulla continuità operativa (business continuity) delle organizzazioni e sulla necessità di aggiornare e qualificare con continuità le competenze delle persone che, ai diversi livelli,  lavorano ed operano all’interno delle stesse organizzazioni. La business continuity, si lega poi strettamente alle tematiche che riguardano la sustainability e la social  reputation delle organizzazioni e delle persone che in esse lavorano ed operano.

– La complessità normativa e legislativa riguarda sistemi e modelli di gestione che trattano le tematiche più diverse – qualità delle organizzazioni, qualità nella gestione delle tematiche ambientali e di sicurezza sul lavoro e dei dati,  qualità e sicurezza e sostenibilità dei prodotti, dei processi e dei servizi, qualità e qualificazione efficace  delle competenze delle persone; la complessità legislativa e normativa ha valenza contrattuale e riguarda la necessità di garantire i beni e le merci che circolano a livello locale e mondiale.

– La complessità normativa e legislativa, obbligatoria e volontaria necessità che sia garantita la conformità da parte delle organizzazioni e delle persone che in esse operano, rispetto ai requisiti e agli elementi di applicazione che le norme introducono nel funzionamento delle stesse.

– La complessità normativa e legislativa sopra sinteticamente delineata, si sostanzia oggi con regole e norme che si generano a livello globale e che vengono poi ad essere applicate a livello anche locale dalle organizzazioni o dalle persone che in esse operano e ciò indipendentemente dal settore, dalla dimensione, dal Paese delle organizzazioni, e indipendentemente dal fatto che le stesse siano di tipo “profit” o “no-profit”.

La conformità che viene richiesta dai mercati e dai consumatori è riconosciuta e nota a livello globale come Compliance regolata (Regulatory Compliance) .

  1. b) Istituzione

– I tre Organismi di Certificazione, di Ispezione accreditati firmatari della Lettera d’Intenti del 15 luglio 2019 (Allegato 1 Lettera d’Intenti Network ICN) e del presente Regolamento, e le altre relative entità facenti riferimento ai tre soggetti che svolgono attività di training nel settore della Regulatory Compliance (Q-AID Academy srl di Milano (ITA) e la Divisione Educational and training di IAS REGISTER AG), hanno inteso procedere all’istituzione del network definito International Compliance Network (acronimo e marchio e logo  ICN), come struttura base per la successiva costituzione di una Associazione internazionale, con sede in Svizzera, da svolgersi entro il 31.12.2020 con la medesima denominazione, marchio e logo.

– Il network costituito (e la successiva costituenda di cui sopra  Associazione) International Compliance Network  pone quindi al centro della propria  attenzione la qualificazione delle attività svolte da entità giuridiche internazionali che operano come Organismi Competenti (Competent Body) e/o come Organismi di Terza Parte (Third Part Body) nell’ambito del settore della Regulatory Compliance, con particolare riferimento allo svolgimento di queste attività secondo i requisiti definiti dalla norma internazionale ISO/IEC 17011:2017 Conformity assessment – Requirements for accreditation bodies accrediting conformity assessment bodies e dal Regolamento UE 765/2008  che pone norme in materia di accreditamento e vigilanza del mercato per quanto riguarda la commercializzazione dei prodotti e che abroga il regolamento (CEE) n. 339/93 e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alle attività di accreditamento e qualificazione

– L’importanza del valore dei servizi svolti da un Competent Body e da un Third Part Body, riferiti alle attività di  assesment, inspection, laboratory e educational and training,  che erogano rispetto alla gestione delle tematiche della Compliance regolata, per garantire vantaggi economici e di alta qualità al mercato in genere, ai loro clienti e alle Parti Interessate (Stakeholders) ha il suo fondamento:

  1. nell’impegno nel creare una rete internazionale rappresentativa, forte e credibile che rappresenti davvero un network dei servizi accreditati e/o qualificati di Competent Body e di Third Part legati alle tematiche generali e specifiche della Compliance regolata;
  2. nell’impegno nell’avvicinare i mondi della standardizzazione, della qualificazione, della certificazione e dell’accreditamento e dell’Attestazione di Conformità, a beneficio della comunità economica e sociale e di tutti gli Stakeholders;
  3. nell’impegno nell’aumentare la consapevolezza del mercato e di tutti gli Stakeholders coinvolti, nei diversi livelli e nelle diverse modalità e responsabilità, in questi processi di gestione della Compliance, dei vantaggi delle attività accreditate e/o qualificate riferite all’Assesment, all’Inspection, al Laboratory e alle attività di compliance educational and training;
  4. nell’impegno nell’aumentare gli ambiti, gli schemi e i disciplinari di valutazione, certificazione, ispezione, analisi di laboratorio e training, qualificati e/o accreditati secondo gli standard nazionali ed internazionali richiesti dal  mercato e dai propri clienti;
  5. nell’impegno continuo nell’intraprendere ed avere un dialogo aperto e continuo con la comunità e gli attori che operano nel settore della Compliance regolata, in riferimento alla standardizzazione, alla qualificazione e all’accreditamento delle attività dei Competent Body e dei Third Part Body.

 

  1. c) Finalità

c1) La finalità di ICN è quello di istituire un Registro di tipo aperto che riunisce entità giuridiche internazionali che operano nei settori

  1. della certificazione dei sistemi di gestione, dei prodotti – processi – servizi, secondo le norme internazionali rispettivamente
  • ISO/IEC 17021-1:2015 Conformity Assessment – Requirements for bodies providing audit and certificationa of management sistems – part 1
  • ISO/IEC 17065:2012 Conformity assessment – Requirements for bodies certifying products, processes and services
  • ISO/IEC 17024:2012 Conformity assessment — General requirements for bodies operating certification of persons

e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alla certificazione di altri sistemi di gestione, di prodotti – processi – servizi e  delle competenze delle persone;

  1. dell’ispezione secondo la norma internazionale ISO/IEC 17020:2012 Conformity assessment — Requirements for the operation of various types of bodies performing inspection e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alle attività di ispezione prodotto – processo – servizio;
  2. delle attività di Laboratorio svolte secondo la norma internazionale ISO/IEC 17025:2017 General requirements for the competence of testing and calibration laboratories e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alle attività di Laboratorio;
  3. delle attività di formazione e training secondo la norma internazionaleISO 21001:2018 Educational organizations – Management systems for educational organizations – Requirements with guidance for use e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alle attività di Educational and Training in materia di Regulatory Compliance.

c2) Il Registro, secondo la suddivisione operata sopra, si articolerà nelle seguenti 4 (quattro) sezioni:

  1. sezione Assessment, composta da entità giuridiche internazionali accreditate e/o qualificate, che operano
  • secondo la norma ISO/IEC 17021-1:2015 Conformity Assessment – Requirements for bodies providing audit and certificationa of management sistems – part 1 e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alla certificazione di altri sistemi di gestione
  • secondo la norma ISO/IEC 17065:2012 Conformity assessment – Requirements for bodies certifying products, processes and services e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alla certificazione di prodotti processi e servizi
  • secondo la norma ISO/IEC 17024:2012 Conformity assessment — General requirements for bodies operating certification of persons e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alla certificazione delle competenze delle persone
  1. sezione Inspection, composta da entità giuridiche internazionali accreditate e/o qualificate, che operano secondo la norma ISO/IEC 17020:2012 Conformity assessment — Requirements for the operation of various types of bodies performing inspection e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alle attività di ispezione prodotti, processi e servizi
  2. sezione Laboratory, composta da entità giuridiche internazionali accreditate e/o qualificate che operano secondo la norma ISO/IEC 17025:2017 General requirements for the competence of testing and calibration laboratories e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alle attività di Laboratorio
  3. sezione Educational and Training, composta da entità giuridiche internazionali accreditate e/o qualificate, che operano secondo la norma ISO 21001:2018 Educational organizations – Management systems for educational organizations – Requirements with guidance for use e/o altre normative nazionali e/o internazionali e/o settoriali riconosciute e accettate a livello internazionale relativamente alle attività di educational and training.

c3) L’importanza del valore dei servizi svolti da un Competent Body e da un Third Part Body accreditato e/o qualificato, riferiti alle attività di  assesment, inspection, laboratory e educational and training che erogano rispetto alla gestione delle tematiche della Compliance regolata, per garantire vantaggi economici e di alta qualità al mercato, ai loro clienti e alle Parti Interessate (Stakeholders) ha il suo fondamento

  • nell’impegno nel creare una rete internazionale rappresentativa, forte e credibile che rappresenti davvero un network dei servizi qualificati e/o accreditati di Competent Body e di Third Part legati alle tematiche generali e specifiche della Compliance regolata;
  • nell’impegno nell’avvicinare i mondi della standardizzazione, della qualificazione, della certificazione e dell’accreditamento a beneficio della comunità economica e sociale e di tutti gli Stakeholders;
  • nell’impegno nell’aumentare la consapevolezza del mercato e di tutti gli Stakeholders coinvolti, nei diversi livelli e nelle diverse modalità e responsabilità, in questi processi di gestione della Compliance, dei vantaggi delle attività qualificate e/o accreditate riferite all’Assesment, all’Inspection, al Laboratory e alle attività di compliance educational and training;
  • nell’impegno nell’aumentare gli ambiti, gli schemi e i disciplinari di valutazione, certificazione, ispezione, analisi e training, qualificati e/o accreditati secondo gli  standard nazionali ed internazionali richiesti dal  mercato e dai propri clienti;
  • nell’impegno continuo nell’intraprendere ed avere un dialogo aperto e continuo con la comunità e gli attori che operano nel settore della Compliance regolata, in riferimento alla standardizzazione, alla qualificazione e all’accreditamento delle attività dei Competent Body e dei Third Part Body.

Articolo 2. Consiglio Direttivo

– Il Consiglio Direttivo, in questa prima fase di funzionamento del network, è l’Organo di gestione dello stesso ed è costituito da 3 membri, individuati e nominati dai 3 Soci Fondatori, tra i quali membri viene individuato il Presidente, con il compito di coordinare e verbalizzare i lavori del network secondo quanto indicato negli articoli del presente Regolamento.

– In questa fase, Il Consiglio Direttivo, ha la responsabilità della gestione delle attività del network secondo quanto indicato nell’art.1 e nei successivi articoli del presente Regolamento, in ordine a:

  • Vigilare sul corretto operato delle attività del network, da parte dei Soci Fondatori;
  • Predisposizione dello Statuto e del Regolamento della costituenda Associazione International Compliance Network, entro il 31.12.2020, nei termini indicati dal presente Regolamento e attività di ricerca di potenziali associati in ambito internazionale.
  • Espulsione per motivi deontologici e di condotta e di accertata indegnità dei Soci Fondatori.
  • Eventuali azioni di tutela dell’onorabilità, della professionalità e della reputazione dei Soci Fondatori nei confronti di terzi.

– In seguito alla costituzione dell’Associazione, il presente Consiglio Direttivo decadrà e quello nuovo sarà composto e avrà i compiti stabiliti dallo Statuto e dal Regolamento ufficiali  della stessa.

Articolo 3. Requisiti per l’appartenenza al Network ICN

  • I tre Soci Fondatori sono Organismi di Certificazione accreditati e qualificati secondo vari schemi e settori ai sensi delle norme ISO 17021, ISO 17065, ISO 17024 e ISO 17020 nelle versioni e revisioni vigenti e/o qualificati e riconosciuti ai sensi del Regolamento UE 765/2008 (Allegato 2 Accreditamenti e qualifiche Soci Fondatori). Sono quindi periodicamente sottoposti a procedimenti di accreditamento e sorveglianza secondo le norme internazionali vigenti. I Soci Fondatori, apparterranno di diritto quali Soci della costituenda Associazione
  • Di seguito, vengono indicati i criteri ai quali il Consiglio Direttivo del network dovrà adeguarsi per la costituenda associazione ICN.
  1. La costituenda Associazione sarà di Diritto Svizzero, con sede nella Confederazione Elvetica e si comporrà di
  2. Soci Fondatori (i 3 membri sottoscrittori della Lettera d’Intenti del 15/07/2019 di cui all’allegato 1 del presente)
  3. Soci Qualificati
  4. Per Soci Qualificati si dovranno intendere soggetti giuridici di qualsiasi Paese in possesso dei requisiti di ordine generale e/o tecnico di seguito esposti.
  5. Le entità giuridiche interessate e candidate, dovranno presentare domanda di adesione esclusivamente on line, attraverso la compilazione dell’apposito Form, presente nel sito dal registrarsi della costituenda Associazione e attraverso la presentazione dei seguenti documenti:
  • Certificato e Registro di Commercio o documento ufficiale di riconoscimento dell’entità, secondo la pubblicistica del Paese dell’entità giuridica candidata

 

  • Per le attività di Assessment, Inspection e Laboratory, l’Attestato di accreditamento relativo ad almeno un settore di attività rilasciato da un Organismo di Accreditamento riconosciuto in ambito IAF o ILAC o nell’ambito del  Regolamento UE 765/2008 o altro Organo di Accreditamento internazionalmente riconosciuto
    1. Per le attività di training, un Attestato di Certificazione secondo la ISO 21001:2018 e/o secondo la ISO 9001:2015 settore IAF 37 e/o accreditamenti o riconoscimenti ufficiale del Paese del socio
    2. Dichiarazione di responsabilità e/o di veridicità e/o di atto di notorietà di non avere avuto situazioni di condanna penale, che abbiano interessato soggetti aventi responsabilità dell’entità giuridica, relativamente ad argomenti aventi rilievo ai fini della Regulatory Compliance relativamente alla violazione delle Leggi del Paese
    3. Dichiarazione di responsabilità e/o di veridicità e/o di atto di notorietà con indicazione del fatto di NON svolgere attività di consulenza relativi alle attività di assessment, di inspection, di laboratory e di training.
    4. La Dichiarazione di accettazione del costituendo Codice di Condotta di ICN. In questa fase quale Codice di Condotta del network ICN, valgono i rispettivi Codici Deontologici e di Condotta dei tre Soci Fondatori.
  • Il Consiglio Direttivo della costituenda Associazione ICN, tra i suoi doveri, avrà quello di provvedere all’analisi dell’esistenza dei requisiti richiesti,  seguendo l’iter descritto al successivo punto e di deliberare l’accettazione o il rigetto delle richieste dei candidati nuovi Soci.
  • Ogni nuovo Socio Qualificato nella specifica sezione, dovrà versare la quota di adesione all’Associazione all’atto della conferma della positiva accettazione della richiesta e prima dell’iscrizione nel Registro, nella sezione specifica.
  • Il Consiglio Direttivo, deliberata l’ammissione, attraverso la Segreteria, provvederà a comunicarlo all’entità giuridica la cui candidatura è stata accettata associato e all’invio dell’attestazione e del n° di iscrizione  e della documentazione relativamente al marchio e al suo uso – logo e  Schema tipo di Certificato etc., di cui al successivo art.4.
  • In questa prima fase di operatività del network ICN, si applicano ai Soci Fondatori, i requisiti descritti all’art.4 relativamente all’Uso del marchio del Logo e degli Attestati e Certificati.
  • La quota di adesione iniziale versata dai Soci Fondatori è di Fr CH 1000,00 (Mille/00).
  • La quota di ri-validazione (convalida) annuale per i Soci Fondatori è fissata in FR CH 1000,00 (Mille/00) annuali.
  • Le quote relativamente alla Costituenda Associazione ICN verranno fissate e definite nello Statuto, sia per i Soci Fondatori, che per quelli Qualificati.
  • Per i Soci Fondatori le Quote iniziali dovranno essere versate entro il 31 gennaio del 2020.
  • In riferimento ai Soci Qualificati della costituenda, lo Statuto e il Regolamento dovranno indicare
  1. che la quota di prima iscrizione e di ri-validazione (convalida) potrà essere variata entro il 30.12 di ogni anno su deliberazione del Comitato Direttivo
  2. che nel caso che la prima iscrizione sia effettuata dopo il 30.06, la quota annuale iniziale si intenderà ridotta a ½ della quota intera;
  3. gli importi della quota di ri-validazione(convalida), dovranno essere versati annualmente entro il 31.01 di ogni anno.
  4. La rivalidazione (convalida) del socio verrà svolta annualmente dal Consiglio Direttivo e l’iter di ri-validazione a seguito della Prima iscrizione con valenza nell’anno solare dovrà avere  il seguente iter:
  • Prima rivalidazione iscrizione
  • Seconda rivalidazione iscrizione
  • Rinnovo iscrizione
  • Prima rivalidazione iscrizione …e così a seguire negli anni successivi.
  1. Nell’ambito dei procedimenti di ri-validazione (convalida) si dovranno verificare gli stessi requisiti di prima iscrizione e si acquisiranno i riferimenti circa le attività svolte nell’anno solare, che attesteranno le attività svolte da ogni associato.

Articolo 4. Uso del Marchio e del Logo ICN e degli Attestati ICN

4a) Marchio e Logo

  • Il marchio e il logo di International Compliance Network (ICN)  è un marchio registrato dai Soci Fondatori.
  • Il marchio e il logo di ICN possono e potranno essere utilizzati, come marchio e/o logo secondario, su tutta la documentazione legale e gestionale degli Associati.
  • L’unica limitazione stabilità è
  1. a) che il marchio e/o il logo di ICN NON PUO’ IN NESSUN MODO ESSERE UTILIZZATO, ANCHE COME SECONDO MARCHIO, sugli Attestati o sui Certificati Ufficiali e riconosciuti, rilasciati da ogni Socio e relativi agli schemi accreditati e/o qualificati dello stesso;
  2. b) il marchio e/o il logo di ICN NON PUO’ IN NESSUN MODO ESSERE UTILIZZATO, ANCHE COME SECONDO MARCHIO, sugli Attestati o sui Certificati Ufficiali e riconosciuti, rilasciati da ogni Socio, anche riferiti a schemi NON ACCREDITATI E/O QUALIFICATI dello stesso.

4b) Certificati e Attestazioni

  • Nell’ambito delle attività relative alla sezione Assessment, il Socio deve emettere oltre all’Attestato di Certificazione relativo allo schema o al tema Accreditato o Non Accreditato, anche l’Attestato ICN tipo a) Assessment Sistemi di Gestione; b) Assessment Prodotto, Processo, Servizio; c) Assessment Competenza delle Persone. Tale Attestato ha solo il valore di evidenziare l’appartenenza del Socio al network e di darne pubblicità adeguata. Tale Attestato non può riportare nessun riferimento a marchi o loghi di Organismi di Accreditamento o qualificazione. In Allegato 3 abbiamo gli Attestati Tipo per la sezione Assessment relativi a sistemi di gestione, prodotti-processi-servizi e competenze delle persone, con indicazione dei colori e dei relativi pantoni e misure minime.
  • Nell’ambito delle attività di Inspection, il Socio emette i propri rapporti su modulistica propria, inserendo il Logo ICN come marchio secondario, con i colori e le dimensioni minime e in modo da non essere in contrasto con il marchio e logo del socio e i marchi o i loghi di eventuali accreditamenti o qualifiche del Socio. Le modalità prima di essere adottate devono essere autorizzate dal Consiglio Direttivo.
  • Nell’ambito delle attività di Laboratory, il Socio emette i propri Certificati e/o Rapporti di Analisi su modulistica propria, inserendo il Logo ICN come marchio secondario, con i colori e le dimensioni minime e in modo da non essere in contrasto con il marchio e logo del socio e i marchi o i loghi di eventuali accreditamenti o qualifiche del Socio. Le modalità prima di essere adottate devono essere autorizzate dal Consiglio Direttivo.
  • Nell’ambito delle attività di Training, il Socio emette i propri Certificati e/o Rapporti di Analisi su modulistica propria, inserendo il Logo ICN come marchio secondario, con i colori e le dimensioni minime e in modo da non essere in contrasto con il marchio e logo del socio e i marchi o i loghi di eventuali accreditamenti o qualifiche del Socio. Le modalità prima di essere adottate devono essere autorizzate dal Consiglio Direttivo.

Articolo 5. Validità, attività e opportunità ed esclusioni

5a) Validità

  • L’iscrizione al network e alla costituenda Associazione e la successiva convalida dell’iscrizione, hanno durata annuale e saranno automaticamente rinnovate per pari periodo con valenza anno solare, salvo disdetta scritta da parte del socio e comunque secondo quanto indicato dallo Statuto della Costituenda Associazione.

5b) Attività e Opportunità

  • L’iscrizione e le successive convalide consentono e consentiranno al Socio di essere iscritto nella sezione specifica del Registro ICN, con l’indicazione dei propri accreditamenti e/o delle proprie qualifiche
  • L’iscrizione e le successive convalide consentono e consentiranno al Socio l’eventuale utilizzo delle procedure tipo ICN relative a
  1. qualifica rispettivamente degli auditors (sezione assessment), degli ispettori (sezione inspection), dei tecnici di laboratorio (per la sezione Laboratory) e dei docenti formatori (per la sezione Training)
  2. pianificazione delle attività di audit, di inspection, di laboratory e di training
  3. attività contrattuali.
  • Le procedure tipo proposte dal network non costituiscono e non costituiranno elemento obbligatorio, ma solo facoltativo per il Socio; le stesse devono e dovranno comunque essere sempre valutate e riconosciute valide dagli enti di accreditamento e qualifica ai quali ogni Socio e sottoposto nel proprio o in altri Paesi.
  • Il presente Consiglio Direttivo e quello della costituenda Associazione, a seguito dell’adesione e dell’utilizzo delle procedure tipo e del fatto che le stesse sono saranno state accettate e riconosciute dagli Organismi di accreditamento e qualifica, procede e procederà a tenere aggiornato sul sito icn-network.net , nell’area riservata ai Soci, l’Elenco degli Auditors, degli Ispettori, dei Tecnici di Laboratorio e dei Docenti Trainer, con indicazione degli ambiti di specializzazione di ognuno, a disposizioni di tutti i Soci e delle Autorità e Organismi aventi titolo e degli Stakeholders in genere.

5c) Esclusioni

  • Le attuali entità fondatrici e quelle candidate e/o associate della costituenda prendono e prenderanno atto che la verifica d’incongruità tra quanto dichiarato all’atto della richiesta d’iscrizione e successivamente nelle procedure di ri-validazione (convalida), e quanto diversamente accertato comportano e comporteranno, salvo azioni diverse, la cancellazione dal network e dalla costituenda Associazione, l’interruzione immediata di qualsiasi rapporto in essere, la cancellazione dal Registro nonché la preclusione all’utilizzo del marchio e del logo dell’Associazione, di cui all’ art.4 e a instaurare qualsiasi rapporto futuro con il network e la costituenda Associazione.
  • Nel caso di situazioni aventi specifico rilievo legale che interessassero il Network, con i suoi Soci Fondatori, o successivamente la costituenda Associazione, con i suoi Soci Fondatori e Qualificati, attraverso l’azione delegata dai Soci Fondatori al Consiglio Direttivo, si riserva il diritto di procedere in tutte le giurisdizioni necessarie, nelle forme consentite dal Diritto elvetico ed internazionale, a tutela dell’onorabilità e della reputazione del network, della costituenda Associazione e dei suoi associati.

Articolo 5. Controversie e Foro Competente

  • Per qualsiasi controversia o per eventuali azioni di tutela del network e dei Soci Fondatori, ci si riferisce al Codice delle Obbligazioni elvetiche.

Per il Foro di Competenza, ci si riferisce al Tribunale di Lugano (Svizzera)